Con la puesta en marcha del nuevo RGPD y con la actual LOPDGDD se añaden requisitos adicionales a la hora de informar a los interesados. Ya no hablamos de Ficheros, hablamos de Tratamiento de Datos.

En este artículo intentaré aclarar las novedades incluidas en el Deber de informar, quién debe de informar y cuándo debe de hacerlo, dónde podemos incluir esta información y qué es la información por capas.

Tal y como he comentado al inicio del artículo, con la nueva LOPDGDD hablamos de Tratamiento de Datos Personales y desaparece el término Fichero.

La información que debemos de facilitar a los interesados es:

• Datos del responsable
• Datos de contacto del delegado de protección de datos (Si es necesario para la empresa)
• Con qué finalidad tratamos los datos personales
• Por cuánto tiempo conservamos los datos
• Base jurídica o legitimación para el tratamiento
• Destinatarios
• Si hay transferencias internacionales a terceros países
• Qué derechos tienen y posibilidad de presentar una reclamación ante la autoridad de control
• Cómo se han obtenido los datos

El Responsable del tratamiento es quien tiene la obligación de informar a las personas interesadas sobre el tratamiento de sus datos.

Podemos encontrarnos con dos situaciones diferentes:

• LOS DATOS PROCEDEN DEL PROPIO INTERESADO: La información se pondrá a su disposición en el momento de la recogida de sus datos.
• LOS DATOS NO PROCEDEN DEL PROPIO INTERESADO: si los datos no se obtienen del propio interesado puesto que proceden de alguna cesión legítima o de fuentes de acceso al público, el Responsable informará a las personas afectadas en un plazo razonable:

1. Antes de un mes desde que se recogieron esos datos
2. En la primera comunicación que se establezca con el interesado

EXCEPCIONES: no será necesario informar al interesado cuando:

• El interesado ya dispone de la información
• La comunicación resulte imposible o suponga un esfuerzo desproporcionado
• El registro o la comunicación esté expresamente establecido por el Derecho de la Unión o de los Estados miembros
• Cuando los datos deban seguir teniendo carácter confidencial por un deber legal de secreto

Las maneras de informar a los interesados podrán variar dependiendo del procedimiento de recogida de los datos:

• en formularios de papel
• en formularios en la web / apps
• por vía telefónica

Lo importante es que tenemos el deber de informar y quienes nos ceden los datos nos tienen que dar su consentimiento expreso para la recogida de dichos datos

Lo principal y más importante es que la información que demos a los interesados debe reunir unos requisitos:

• Tenemos que informar con un lenguaje Claro y Sencillo.
• De forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso.

Esta información y cumpliendo con lo establecido en la normativa de Protección de Datos se debe facilitar en dos capas:

PRIMERA CAPA: Información más básica:

• Forma más resumida
• Se facilita en el mismo momento de la recogida de los datos
• En el mismo medio en que se recojan los datos

SEGUNDA CAPA: Información adicional más extensa

• Presentación más extensa del resto de la información
• Se utilizará un medio más adecuado para su presentación y archivo

SI ANALIZAMOS ESTE ARTÍCULO LA CONCLUSIÓN QUE PODEMOS SACAR ES QUE SE AMPLÍA CONSIDERABLEMENTE LA NECESIDAD DE INFORMAR A LOS AFECTADOS SOBRE LOS DATOS QUE TRATAMOS, COMO LOS TRATAMOS Y POR QUÉ LOS TRATAMOS.

Más información: https://www.aepd.es/media/guias/guia-modelo-clausula-informativa.pdf 

Artículo publicado por Elisa Campoy Soler

Consultora Experta y Delegada de Protección de Datos en Grupo Altabir