LAS REUNIONES A TRAVÉS DE LAS PLATAFORMAS VIRTUALES Y LA SEGURIDAD

A raíz de la situación que estamos viviendo desde marzo de 2020 ha incrementado el teletrabajo y la digitalización nos ha incorporado nuevas herramientas para poder mantener las reuniones empresariales sin necesidad de trasladarnos y, sobre todo, cumpliendo con las restricciones de movilidad y de aforo como medida de prevención.

Cada vez somos más conscientes de la importancia de proteger nuestra privacidad, pero cuando asistimos o programamos reuniones a través de plataformas virtuales ¿sabemos si actuamos correctamente?, ¿tomamos las medidas de seguridad pertinentes?...

Debemos actuar con prudencia y tener la seguridad de que todo está controlado, como:

• Haber tomado las medidas correspondientes al cumplimiento de protección de datos en el momento de la inscripción de los participantes, teniendo en cuenta la finalidad de la toma de datos y la cesión que se hará de las imágenes/videos de la reunión.
• Impedir el acceso a personas que puedan incordiar o sabotear una reunión….

En este artículo vamos a ver algunos consejos para conseguir que las reuniones virtuales no sean un problema:

Ï  Es importante contar con una plataforma segura y en la que tengamos una cuenta propia en la que estemos registrados y que no se trate de una cuenta gratuita.

Ï  Los participantes habrán realizado una inscripción en la que den su consentimiento para el tratamiento de datos que se va a gestionar con su registro correspondiente que contenga los datos del responsable, la finalidad, legitimación, posible cesión, dónde y cómo ejercer los posibles derechos y dónde tener más información.

Ï  Es importante tener en cuenta la toma de imágenes y videos y su posterior publicación en los diferentes medios digitales. Esta información también se les facilitará a los posibles asistentes a la hora de realizar la inscripción. Teniendo en cuenta su consentimiento antes de hacer pública esta información.

Ï  En las reuniones es conveniente designar un hospedador que controle la entrada de asistentes al evento. Estos asistentes habrán recibido el enlace de la reunión por privado y se controlará el acceso de cada uno de ellos.

Ï  Si la reunión va a ser grabada, esta información se dará a los asistentes al inicio de la grabación. Una vez grabada, se descargará dicha grabación y se eliminará del servidor.

Ï  Cada reunión debe de tener su propio código y, aún tratándose de la misma actividad, no es conveniente repetir códigos de acceso para evitar accesos no deseados.

Ï  Sólo el anfitrión y, en su caso el hospedador designado, serán quienes podrán compartir imágenes y realizar cualquier acción que, en un momento determinado, pueda ocasionar problemas en el transcurso de una reunión.

Ï  Las invitaciones con la dirección de la reunión se enviarán sólo a los participantes registrados y no se harán públicas. Es importante No olvidar el cumplimiento de protección de datos.

Ï  Es importante e imprescindible hacer uso de la sala de espera para evitar intrusiones a lo largo de la reunión. Una vez iniciada la reunión es más difícil controlar quién accede si no entra a través de la sala de espera.

Ï  Sólo se grabarán las reuniones que realmente sean necesarias.

Ï Si la reunión se realiza en una sala en la que puede haber otros usuarios o imágenes que contengan datos personales es muy importante comprobar el alcance visual de la cámara para evitar que los asistentes de la reunión tengan acceso a esa información.

NO OLVIDEMOS QUE NOSOTROS SOMOS LOS RESPONSABLES DEL BUEN FUNCIONAMIENTO DE ESA REUNIÓN Y SOMOS LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES QUE SE GESIONEN EN DICHA REUNIÓN Y LA PRIVACIDAD Y BUEN FUNCIONAMIENTO DEPENDE DE NOSOTROS POR LO QUE ES IMPRESCINDIBLE HACER EL CORRESPONDIENTE ANÁLISIS DE LOS RIESGOS QUE NOS PODAMOS ENCONTRAR Y ESTABLECER LA MEDIDAS DE SEGURIDAD.

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AHORA MÁS QUE NUNCA ES IMPORTANTE CUMPLIR CON LA NORMATIVA DE PROTECCIÓN DE DATOS